KIMO Marek Serkieza
POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH I ZASAD PRZECHOWYWANIA DANYCH
1. Postanowienia ogólne
Niniejsza polityka określa zasady przetwarzania, zabezpieczania, przechowywania i usuwania danych osobowych w związku z obsługą najmu lokali przez KIMO Marek Serkieza. Dokument ma zastosowanie do danych przetwarzanych w formie papierowej i elektronicznej. Administrator odpowiada za zgodność przetwarzania danych z RODO oraz za stosowanie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych.
2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest KIMO Marek Serkieza, działający w zakresie obsługi najmu lokali. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych kontakt możliwy jest pod adresem: iod@kimorent.pl. Administrator przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji umów, obowiązków prawnych oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń.
3. Zakres danych
W związku z zawarciem i wykonywaniem umowy najmu mogą być przetwarzane w szczególności następujące dane: imię i nazwisko, adres zamieszkania lub korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail, numer PESEL, lub numer dokumentu tożsamości, dane dotyczące lokalu, okresu najmu, rozliczeń czynszowych i mediów oraz dane niezbędne do kontaktu i weryfikacji rozliczeń. Zakres danych ogranicza się do informacji niezbędnych dla celu przetwarzania.
4. Cele przetwarzania
Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji umowy najmu, prowadzenia rozliczeń, obsługi kontaktu z najemcą, realizacji obowiązków prawnych, archiwizacji dokumentacji oraz dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą przetwarzania jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO.
5. Udostępnianie danych
Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane podmiotom współpracującym przy obsłudze najmu, w szczególności System Obsługi Najmu sp. z o.o. (SON), jeżeli jest to niezbędne do świadczenia usług i odbywa się na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Taki podmiot może przetwarzać dane wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora oraz w granicach określonych umową i obowiązującymi przepisami.
6. Zasady bezpieczeństwa
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym ograniczenie dostępu, nadawanie uprawnień według zasady minimalizacji, stosowanie haseł i autoryzacji, kopie zapasowe, kontrolę dostępu do systemów oraz nadzór nad podmiotami przetwarzającymi. W przypadku naruszenia ochrony danych administrator dokonuje oceny ryzyka, dokumentuje zdarzenie i podejmuje działania naprawcze, a gdy jest to wymagane, zgłasza naruszenie do Prezesa UODO bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 72 godzin.
7. Przechowywanie danych
Dane osobowe związane z najmem przechowywane są przez okres obowiązywania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres niezbędny do realizacji obowiązków prawnych, archiwizacyjnych oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń. Po upływie tego okresu dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający ich dalsze przypisanie do konkretnej osoby.
Dokumentacja księgowa i podatkowa, w tym faktury, jest przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa, tj. co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku lub powstał obowiązek podatkowy. Dokumenty te są archiwizowane w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo, integralność oraz dostępność w okresie przechowywania
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, wniesienia sprzeciwu oraz złożenia skargi do Prezesa UODO. Odpowiedzi na żądania udzielane są bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem podstaw prawnych dalszego przechowywania danych.
9. Postanowienia końcowe
Niniejsza polityka obowiązuje wszystkie osoby upoważnione do przetwarzania danych w KIMO Marek Serkieza oraz wszystkie podmioty współpracujące przy obsłudze najmu. Dokument podlega aktualizacji w przypadku zmian prawnych, organizacyjnych lub technicznych. Polityka powinna być stosowana łącznie z klauzulą informacyjną RODO i umową powierzenia danych z SON.